Der Nachweis des wirksamen Managementsystems erfordert eine geregelte Herausgabe und Archivierung aller Dokumente und aller Aufzeichnungen, die zur Umsetzung oder zum Nachweis der definierten Abläufe erforderlich und festgeschrieben sind. Dies gilt für alle relevanten Dokumente und Aufzeichnungen in allen Bereichen des Unternehmens.
Die Prozessverantwortlichen erstellen und pflegen die Dokumentenmatrizen (vgl. AA 753).
In der Dokumentenmatrix sind für alle relevanten dokumentierten Informationen (Dokumente, Qualitätsaufzeichnungen und ggf. spezielle Daten) die Zuständigkeiten für die
festgelegt.
Für extern erstellte Dokumente wie zum Beispiel unternehmens‐ oder produktbezogene Normen und Regelwerke sind die Verantwortlichkeiten für Verteilung, Prüfung und ggf. Archivierung gleichfalls in der Dokumentenmatrix erfasst.
Die in der Dokumentenmatrix festgelegten Ersteller sind für die Vollständigkeit und Lesbarkeit der erstellten Unterlagen verantwortlich. Sie stellen sicher, dass die Dokumente in der aktuellen Ausgabe frühzeitig an den notwendigen Stellen zur Verfügung stehen. Sie veranlassen ggf. die Änderung der Festlegungen und der Verteiler.
Bei extern erstellten Dokumenten ist der festgelegte Verantwortliche für die Aktualität und Beschaffung der verwendeten Unterlagen zuständig. Er überprüft die Aktualität anhand entsprechender Veröffentlichungen, z. B. DIN‐Mitteilungen, oder auch anhand der durch die Kunden bereitgestellten Informationen.
Der Ersteller legt für alle Dokumente und Aufzeichnungen den Aufbau, die Dokumentenbezeichnung und die Identifizierung fest. Externe Dokumente sind als solche identifizierbar bzw. erforderlichenfalls gekennzeichnet. Die Bezeichnung muss, ggf. gemeinsam mit der Identifizierung, eine eindeutige Zuordnung der Unterlagen ermöglichen, zum Beispiel:
| Dokumentenbezeichnung | Identifizierung |
|---|---|
| Angebot | Kunde/Angebotsnummer |
| Auftrag | Auftragsnummer |
| Projekt | Projektbezeichnung |
| Pozessbeschreibung | Arbeitsgangbezeichnung |
Der erstellende Bereich ist für die Abstimmung und Koordination mit allen Betroffenen bzw. anderen beteiligten Bereichen verantwortlich.
Alle intern erstellten Dokumente unterliegen folgender Handhabung:
Grundsätzlich sind alle Anweisungen und Aufzeichnungen erst durch die Unterschrift des Geschäftsführers gültig.
Bei EDV‐Dateien wird die „Unterschrift“ durch entsprechende Zugriffsberechtigungen sichergestellt.
Der Ersteller eines Dokuments verteilt die Unterlagen nach dem festgelegten Verteiler.
Er gewährleistet, dass alle Dokumente an den Arbeitsplätzen verfügbar sind, wo entsprechende Tätigkeiten durchgeführt werden, und dass alle betroffenen Mitarbeiter Zugriff auf die Unterlagen haben.
Der verantwortliche Bereich sammelt und archiviert die Unterlagen papier‐ oder EDV‐mäßig geordnet nach deren Identifikation. Insbesondere bei Aufzeichnungen ist die Vollständigkeit vor der Ablage zu prüfen.
Änderungen von Dokumenten werden grundsätzlich nach der Systematik der Erstausgabe durchgeführt.
Der Revisionsstand wird mit „Datum“ und durch einen Index, z. B. „2“, gekennzeichnet.
Alle Empfänger geänderter Dokumente sind verpflichtet, die betreffenden Dokumente sofort bzw. zum Einführungstermin auszutauschen und die ungültigen Stände zu vernichten.
Alle Unterlagen sind ihrer Bedeutung gemäß gegen unbefugten Zugriff und gegen Beschädigungen und Verlust geschützt aufzubewahren, so dass die Wiederauffindbarkeit gewährleistet ist.
Bei Dateien und Aufzeichnungen auf elektronischen Medien ist die Datenverarbeitung zu sichern und die Sicherungskopien sind brand‐ und diebstahlsicher zu lagern. Der Aufbewahrungsort, die Aufbewahrungsfrist und die Archivierungsmethode sind in der Dokumentenmatrix enthalten.
===== Anhang 1: Archivierungsfristen Gesetzliche Aufbewahrungsfristen Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen nach §§ 38 und 44 HGB, §§ 92 und 147 AO
(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, die empfangenen Handels‐ oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels‐ oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
(2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nr. 4a können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträgeroder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handels‐ oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
(3) Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die in Satz 1 bestimmte Frist unberührt. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; § 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht.
(4) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels‐ oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
(5) Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.
(6) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, die empfangenen Handelsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe, Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.
(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.
(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.
(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.